令和4年度施設優先予約について

1.優先予約とは

通常、精華町の規則に定められた期間内で予約受付を行いますがそれを超えて受け付ける場合のことを言います。
優先予約で施設予約される場合は、専用の依頼書(4.申込方法参照)を提出する必要があります。また、キャンセルポリシーも通常とは異なりますのでご注意ください。

※登録団体は日程調整会議より前に予約する場合のみこの適用を受けます。

優先予約の条件

• 町が主催する行事
• 公共団体や競技団体、各種団体、学校団体等が主催する競技会、イベント等
• アリーナ又はホールを全面使用するイベント等（部分使用や会議室だけのご使用は優先予約の対象とならない場合があります）

2.対象施設

• 精華町立体育館・コミュニティーセンター（むくのきセンター）
• 打越台グラウンド・テニスコート
• 池谷公園テニスコート

3.優先順位と申込

1 大会・イベント等使用

前年の11月から受付け、「年間調整」を行い翌年１月に使用決定します。令和４年度は下記のとおり2回に分けて受付を行います。※受付期間外は優先予約の受付を停止します

受付回	受付期間	使用期間	特記事項
第1回目	令和3年11月1日(月曜日) から 11月30日(火曜日) まで	令和4年4月1日～令和5年3月31日の予約	年間調整により決定
第2回目	令和4年4月4日(月曜日) から 5月31日(火曜日) まで	令和4年10月1日～令和5年3月31日の予約	先着順により決定

2 登録団体使用

教育委員会に登録する団体(登録団体)の通常使用については、日程調整会議（年2回）を開催し使用日を決定します。

3 一般使用（優先予約ではありません）

規則に基づく受付期間から先着順に受付します。

ご使用日	町内者	町外者
4月～9月	2月1日～受付	3月1日～受付
10月～3月	8月1日～受付	9月1日～受付

4.申込方法

優先予約の場合は、専用の依頼書「施設（優先）予約依頼書」に必要事項を記入し、郵送もしくは窓口に持参してください。

第1回目の受付

受付期間中に「施設（優先）予約依頼書」を提出してください。「年間調整」により使用を決定します。

使用が決定しましたら、「予約内定のお知らせ」「精華町施設使用許可申請書」「請求書」を責任者あてに送付いたします。その後の手続きは、「予約内定のお知らせ」に記載していますので、所定の手続きを行ってください。

※第1回目の受付で希望日時が重複した場合は、団体の性質や実施内容、施設の規模等を精査したうえで、使用団体を決定します。

第2回目の受付

第2回目の受付は先着順となりますので、まずは電話で担当者と調整のうえ、「施設（優先）予約依頼書」を提出してください。その後の手続きは第1回目と同様です。

※受付期間以外は、優先予約が受付けられませんのでご注意ください。

一般受付

むくのきセンター窓口またはインターネット(要利用者登録)から受付けます。
詳しくはこちらをご覧ください→「むくのきセンターご利用の仕方」

5.使用料納付

むくのきセンター(町スポーツ協会)から送付する「請求書」により指定期日までにお支払いください。
お支払い方法は、振込もしくは窓口(現金のみ)のどちらかのみとなります。お支払いは申請手続き時に納付するか、前もって納付する必要があります。
附属設備使用料(備品等)は、使用当日に現金でお支払いください。あらかじめ使用する有料附属設備が決定している場合は、請求書に加算することもできます。

6.申請手続き

むくのきセンター(スポーツ協会)から送付する「使用許可申請書」に押印し、郵送又は窓口に持参してください。
「使用許可書」を発行(郵送)しますので、使用当日に受付で提示してください。

※郵送の場合は、振込の証明書(コピーしたもの)も同封してください。

7.取消しと返金手続き

申込の確定

申込みの確定は次のいずれかをいい、その時点で使用料金が発生します。

• 優先予約は「予約内定のお知らせ」の送付時
• 優先予約以外は申請手続き時

使用取消し(優先予約のみ)

• 気象警報等により使用不可能な場合は、届出により使用料の全額を返金します
• 自己都合取消しの場合は、次の規定に基づき使用料の一部を返金(後払いの場合は請求)します。
  • 使用日の2月前までの届出は使用料の100分の50
  • 使用日の2月以内の場合は返金なし

返金手続き

使用料納付後に取消し(キャンセル)された場合で、返金を伴う時は届出が必要です。
届出に必要な申請書類は、取消しの連絡をいただいた後に郵送します。
原則、銀行振込により使用料をご返金いたします。

※一般使用で雨天等で使用できなかったときは、窓口でお手続きが必要です。この場合、事由発生後速やかにお手続きをしてください。

8.その他

• 使用団体の性質、ご使用日、申込日等により手続きの仕方が異なる場合はあります。
• 事業規模により、別に打合わせを行う場合があります。

9.電子配信

優先予約依頼書　　PDF 　WORD　　記入例(PDF)

お問合せ先

NPO法人精華町スポーツ協会　庶務係　施設優先予約担当

〒619−0245 京都府相楽郡精華町下狛神ノ木8番地　むくのきセンター内
tel:0774-98-0200 fax:0774-98-0118

※郵送の場合は上記住所宛に送付してください